第1条（適用範囲）

本プライバシーポリシーは、当社が提供する本サービスおよび関連するWebサイト・Chrome拡張機能の利用に関して適用されます。
ユーザーが本サービスを利用することにより、本ポリシーに同意したものとみなします。

第2条（収集する情報）

当社は、本サービスの提供および運営に必要な範囲で、以下の情報を取得します。

1. ユーザーが登録または問い合わせ時に提供する情報

• 氏名またはニックネーム
• メールアドレス
• 所属または会社名（任意）
• その他、ユーザーが任意で入力するプロフィール情報

これらの情報は、サービス提供・ユーザー識別・署名生成などの目的で当社の安全なサーバー上に保存されます。

2. 本サービス利用中に生成または自動取得される情報

• 利用日時、拡張機能のバージョン、操作ログ（エラー解析目的）
• Googleアカウント情報（OAuth連携時のみ）

3. Gmail返信候補生成機能で取得する情報

• GmailアカウントへのOAuth認証により、メールの読み取り権限を取得します
• 受信したメールのスレッド情報（件名、送信者、本文、過去のやり取り）を取得し、返信候補を生成するために利用します
• 生成された返信候補は、サービス提供のためにデータベースに一時的に保存されます
• メール本文やスレッド情報は、返信候補生成処理のためにOpenAI APIに送信されますが、処理後は当社サーバーから即時に削除されます
• ユーザーがアカウントを削除した場合、保存されている返信候補データも速やかに削除されます

第2条の2（Chrome拡張機能について）

1. 拡張機能のアクセス範囲

本サービスのChrome拡張機能は、以下のWebページおよびデータにアクセスします：

• mail.google.com（Gmail）：Gmailの返信画面に返信候補を表示し、ユーザーが選択した候補を返信欄に挿入します。拡張機能自体はメール内容に直接アクセスせず、バックエンドサーバーから生成済みの返信候補を取得して表示します。
• 当社サーバー：返信候補の取得および保存のために通信します。

2. ローカルストレージの使用

拡張機能は、以下の情報をブラウザのローカルストレージ（chrome.storage.local）に保存します：

• ユーザー認証トークン（ログイン状態の維持に使用）
• サーバー接続設定

これらの情報は、お使いのブラウザ内にのみ保存され、他のWebサイトや第三者からアクセスされることはありません。

3. データの送信タイミング

拡張機能は、以下の場合にのみデータを送信します：

• ユーザーがGmailで返信画面を開いた際に、バックエンドサーバーから返信候補を取得します
• バックエンドサーバーは、Gmail APIを通じてメールを自動的に取得し、返信候補を生成します
• 拡張機能自体は、メール内容に直接アクセスせず、生成済みの返信候補のみを取得します

4. Webサイトとの連携（認証フロー）

ユーザーが当社Webサイトでログインした際、認証トークンを安全に拡張機能へ渡すため、Webサイトから拡張機能への一方向通信を行います。この通信は：

• 当社の公式ドメインからのみ許可されています
• 認証トークンの受け渡しにのみ使用されます
• 任意のコードやスクリプトの実行は行いません

5. データの流れ（Gmail返信候補生成）

返信候補生成は以下の流れで行われます：

1. ユーザーがダッシュボードでGmailアカウントを連携（OAuth認証）
2. バックエンドサーバーがGmail APIを通じて新着メールを定期的に取得
3. メールのスレッド情報を分析し、返信必要性を判定
4. 返信が必要と判断された場合、OpenAI APIを使用して返信候補を生成
5. 生成された返信候補をデータベースに保存
6. ユーザーがGmailで返信画面を開くと、拡張機能がバックエンドから返信候補を取得
7. Gmail画面上に返信候補を表示
8. ユーザーが選択した候補を返信欄に挿入

6. 拡張機能のアンインストール

拡張機能をアンインストールすると、ブラウザのローカルストレージに保存されていた認証トークンや設定情報はすべて削除されます。

7. 外部サービスとの関係について

本拡張機能「AI自動返信メール」は、Gmail（Google LLC）上で動作しますが、Google社による公式な提供・承認・提携を受けたものではありません。
本拡張機能は、ユーザーの利便性向上を目的とした独立したツールであり、Gmailの利用規約に基づいて安全に動作します。
また、本拡張機能はGmailの動作を改変・自動化・妨害する行為を行いません。

第3条（利用目的）

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

• 本サービスの提供、改善および品質向上のため
• 問い合わせ対応、メンテナンス通知などのユーザーサポートのため
• 不具合の調査およびサービスの安定運用のため
• 匿名化された統計データの作成および分析のため
• 将来的なサービス開発、機能追加、利用動向分析のため

第4条（データの送信先とChatGPT APIの利用）

1. Chrome拡張機能は、OpenAI社と直接通信せず、すべてのデータは当社のセキュアなバックエンドサーバーを経由して処理されます。

2. 当社バックエンドサーバーは、OpenAI社が提供する「ChatGPT API」を利用してAI変換処理を実行します。

3. 入力されたテキストデータ（氏名・会社名・本文等を含む場合があります）は、当社サーバーを経由してOpenAI社のAPIサーバーに一時的に送信されますが、処理完了後は当社サーバー・OpenAI社サーバー共に保存されません。

4. OpenAI社は独自のプライバシーポリシーおよびデータ利用方針に従い処理を行います。
詳細はOpenAIのプライバシーポリシーをご確認ください。

5. OpenAI APIを通じて送信されたデータは、OpenAI社のポリシーに基づき、モデルの学習目的には使用されません。
また、不正利用検知等の目的を除き、最大30日以内にOpenAI社のサーバーから自動的に削除されます。
詳細はOpenAI API Data Usage Policiesをご確認ください。

6. 当社は、OpenAI社のデータ保存、利用、セキュリティ方針等について一切の管理権限を有していません。

第5条（データの保存と削除）

1. 当社は、以下のようにデータを区別して取り扱います。

• 登録情報（氏名、会社名、メールアドレス等）：ユーザー識別・機能提供のために当社サーバー上に安全に保存します。
• Gmail OAuthトークン：Gmail APIへのアクセスに必要な認証情報を安全に保存します。
• 返信候補データ：生成された返信候補をサービス提供のためにデータベースに保存します。ユーザーがアカウントを削除した場合、速やかに削除されます。
• メールスレッド情報：返信候補生成のために一時的に取得されますが、処理後は即時に破棄されます。

2. 保存される登録情報は、ユーザーがアカウント削除を行った場合、速やかに削除または匿名化します。

3. 利用状況や統計情報を分析する際は、個人を特定できない形式（匿名化データ）として処理します。

第6条（将来的な学習利用について）

1. 将来的にAIモデルの品質向上を目的として、無料プランのユーザー入力データの一部を匿名化・統計化のうえで学習に利用する場合があります。

2. この場合、事前にユーザーへ通知し、明示的な同意を得た上でのみ実施します。

3. 同意しないユーザーのデータは学習目的に一切利用しません。

第7条（第三者提供）

1. 当社は、法令に基づく場合を除き、ユーザーの個人情報を第三者に提供しません。

2. ただし、次のいずれかに該当する場合を除きます。

• ユーザーの同意がある場合
• 生命・身体・財産の保護のために必要な場合
• 業務委託先に業務遂行上必要な範囲で提供する場合（例：決済代行・サーバー管理等）

第8条（セキュリティ対策）

当社は、ユーザー情報の漏洩、滅失、改ざん、不正アクセス等を防止するため、SSL/TLS通信による暗号化、アクセス制限、最小限のログ運用等の合理的な安全管理措置を講じます。

第9条（ユーザーの権利）

ユーザーは、当社に対して自己の個人情報について以下の請求を行うことができます。

• 開示、訂正、利用停止または削除の請求
• 同意撤回の請求（撤回時にサービス利用が制限される場合があります）

請求窓口：support@168.tokyo

第10条（外部サービスへのリンク）

本サービス内または公式サイトには、Google、OpenAI等の外部サービスへのリンクが含まれる場合があります。
これら外部サイトにおける情報の取扱いについて、当社は一切の責任を負いません。

第11条（ポリシーの変更）

1. 当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することができます。

2. 重要な変更を行う場合には、事前に通知し、必要に応じて再同意を求めます。

3. 変更後もサービスを利用した場合、変更後のポリシーに同意したものとみなします。

第12条（お問い合わせ窓口）

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下の窓口までお願いいたします。

合同会社四次元

E-mail: support@168.tokyo

所在地：〒104-0061 東京都中央区銀座1-15-4銀座1丁目ビル7階